După o săptămână de alergătură între întâlniri, deadline-uri și notificări care nu se mai opresc, ai senzația că timpul nu îți mai aparține? Dacă da, te înțeleg perfect. Dar am o veste bună: există oameni care au căutat și găsit un echilibru – și nu, nu printr-un program rigid sau prin liste nesfârșite de „to-do”-uri.
Unul dintre acești oameni este Elena Vrabie, probabil cea mai organizată persoană pe care o cunosc. Nu te gândi la cineva obsedat de eficiență și productivitate cu orice preț. Dimpotrivă, Elena crede că gestionarea timpului nu înseamnă să faci mai mult, ci să creezi spațiu pentru ceea ce contează cu adevărat – fie că e vorba de muncă, familie, momente de respiro sau un pic de procrastinare asumată.
Ca Head of Sales la „The Recursive”, o platformă media dedicată inovației în Europa Centrală și de Est, Elena ajută antreprenorii tech să își spună poveștile și să își dezvolte afacerile prin storytelling. Dar dincolo de cariera ei dinamică, a reușit să își creeze un sistem personal care îi permite să fie eficientă fără stres inutil, fără burnout și fără să piardă din vedere bucuriile vieții.
Am vrut să aflu cum reușește. Așa că am stat de vorbă cu ea despre organizare, echilibru și trucuri simple care te pot ajuta și pe tine să îți recâștigi timpul – și, cine știe, poate chiar să îți schimbi perspectiva asupra modului în care îți organizezi prioritățile.
Spoiler aler: „Dacă ești în căutarea unei structuri rigide, nu o vei găsi aici. Sunt un mix de forfotă, informare, adaptabilitate și creștere sustenabilă. Sunt reflexivă și conștientă de limitele mele – și totuși, încerc mereu să le depășesc în moduri care se aliniază cu etapa actuală a vieții mele, astfel încât să rămân autentică față de mine însămi.” (Elena Vrabie)
– De ce îți optimizezi timpul?
– Fac asta pentru că prețuiesc să „am timp” – pentru auto-reflecție, spontaneitate și echilibru. Nu este vorba despre a înghesui mai multe lucruri în program sau despre a deveni „mai” creativă sau productivă. Această abordare poate duce la urmărirea prea multor obiective simultan, ceea ce am experimentat și știu că poate duce la anxietate sau burnout. Am fost acolo, am făcut asta, nu mă mai întorc.
În schimb, îmi propun să îmi finalizez lista de sarcini, păstrând în același timp deschiderea pentru oportunități neprevăzute. De asemenea, mă concentrez pe echilibrarea programului meu personal și profesional, asigurându-mă că niciunul nu domină pentru prea mult timp. Pentru mine, succesul într-un domeniu nu este semnificativ fără celălalt. Vreau să am parte de tot ce îmi poate oferi viața.
Încerc să fiu productivă fără să transform o sarcină de o oră într-una de trei, doar pentru că pot. Cu toate acestea, sunt om și îmbrățișez ocazional procrastinarea. A ieși din „roata hamsterului” din când în când este esențial pentru sănătatea mentală și pentru a-ți reseta mintea.
Vizualizarea timpului
– Cum planifici? Macro, pe termen lung (ex. obiective anuale) sau mergi în detaliu, la sarcinile lunare, săptămânale și zilnice?
– Mă bazez pe un mix de intuiție și instrumente practice pentru a rămâne organizată. Planul general este mai mult mental, ghidat de instinct, în timp ce sarcinile lunare, săptămânale și zilnice sunt urmărite mai concret.
A avea deadline-uri clare și a ști ce trebuie să se întâmple mă menține concentrată, dar sunt atentă să nu exagerez cu tehnologia și să nu las gadgeturile și apps să îmi preia viața. Nu am notificări pe telefon, pentru că nu sunt genul de persoană care are nevoie de memento-uri. Abordarea mea echilibrează structura, responsabilitatea și flexibilitatea, permițându-mi să rămân organizată fără să mă simt constrânsă.
– Există principiu specific pe care îl urmezi în planificare?
În ultimii ani, planificarea mea s-a concentrat pe dezvoltare personală sustenabilă și pe ieșirea din zona de confort. Dialogul meu mental ar putea fi rezumat astfel: „Nu-ți place? Crezi că nu poți să faci asta? Perfect, intră în joc!” Este o mentalitate provocatoare, dar valoroasă, care mă împinge să învăț și să evoluez, chiar și atunci când aș prefera să rămân în zona mea de confort.
În fiecare an aleg o temă care servește drept ghid. Găsirea acestei teme este un proces intuitiv care necesită timp, dar este un ritual important pentru mine. Nu folosesc mereu tabele sau sisteme, ci rămân flexibilă și adaptabilă, asigurându-mă că planurile mele susțin creșterea, dar lasă loc și pentru spontaneitate și creativitate.
Un sistem personalizat pentru gestionarea timpului
– Concret, cum ai reușit să-ți optimizezi timpul și productivitatea?
– Am dezvoltat în timp, un sistem care echilibrează intuiția și instrumentele practice. Componentele cheie sunt:
- Imaginea mentală de ansamblu. Îmi păstrez planul în minte, ghidată de intuiție și de tematicile mele anuale (ex. asumare, libertate, validare, familie, flexibilitate, sustenabilitate). Acest lucru mă ajută să rămân aliniată cu obiectivele mele, fără să mă simt constrânsă de sisteme rigide.
- Instrumente digitale. Pentru organizarea zilnică, mă bazez pe o aplicație de calendar mobil (pe care o impart și cu soțul meu pentru sarcini personale, cum ar fi programările și cumpărăturile), Google Calendar, e-mail și Trello pentru sarcinile de business. Aceste instrumente mă ajută să respect termenele limită și să mă concentrez pe ceea ce este important. Am încercat o duzină de aplicații. Iubesc tehnologia, dar pe măsură ce mă dezvolt, descopăr că simplitatea este cea mai bună soluție.
- Limite în utilizarea tehnologiei. Folosesc tehnologia într-un mod intenționat, asigurându-mă că îmi servește scopurile, în loc să mă copleșească. Îmi plac programele bine definite și timpul structurat, astfel încât să pot face tot ce îmi propun.
– Cât de disciplinată ești în respectarea acestui sistem?
Disciplina mea este intenționată, dar nu rigidă. Respect sistemul prin utilizarea constantă a instrumentelor și cadrelor pe care le-am ales, dar nu mă forțez să urmez rutine excesiv de structurate, mai ales de când am devenit mamă. Este un sistem care crește odată cu mine, an după an. Este simbiotic și mi-a luat ceva timp, multe cărți și workshopuri pentru a-l rafina și a-l face să funcționeze așa cum am nevoie.
– Cât de des îți evaluezi parcursul?
Îmi analizez progresul în mod natural, o dată pe an, atât în aspectele personale, cât și în cele profesionale. Nu este vorba despre stabilirea unor date fixe pentru revizuire, ci mai degrabă despre un sentiment intuitiv legat de cum merg lucrurile.
Când lucrurile nu funcționează bine, simt imediat – nivelul de anxietate crește sau încetez să mă mai trezesc cu zâmbetul pe buze. Uneori, am senzația că port cu mine un „nor” ca al personajului Eeyore din poveștile pentru copii Ursulețul Winnie, indiferent ce aș face.
– Îți optimizezi sistemul pe baza reflecțiilor tale?
Bineînțeles, mai ales atunci când intru în „modul da” și accept tot ce vine spre mine. Totul ține de a mă asigura că sistemul meu evoluează odată cu mine și că îmi susține atât obiectivele, cât și starea de bine. Viața e prea scurtă pentru a merge mai departe cu frâna de mână trasă.
Citește și:
Suntem atenți doar la 0,0004% din informațiile care sunt în jurul nostru
Suntem cea mai bună versiune a noastră?
Exemplu personal
– Cum măsori succesul acestui sistem?
Fiecare provocare începe cu acea rezistență inițială – „Nu vreau să fac asta.” Dar dorm peste noapte cu gândul la ea, îmi adun energia și apoi îmi fac un plan. Prioritizez ce trebuie să fac și deleg ce pot. Fiind o persoană matinală (de obicei mă trezesc pe la 6-7 AM), diminețile sunt esențiale pentru a mă concentra pe muncă structurată. Îmi încep ziua cu cele mai dificile sarcini – „înghit broasca,” cum se spune.
Restul zilei este un act de echilibru între munca remote și gestionarea unei vieți de familie active. După apus, mă relaxez fie cu ceva productiv, cum ar fi yoga sau cititul, fie cu ceva ce îmi place pur și simplu, chiar dacă uneori simt un strop de vinovăție – dar asta e o conversație pentru altă dată.
Ca să fiu sinceră, uneori ajung și în pat pe la 8-9 PM, deoarece cred cu tărie în refacerea energiei pentru ziua următoare. Tocmai din acest motiv, înainte să accept invitații la evenimente de networking după ora 18:00, mă gândesc de două ori dacă merită să renunț la cele +8 ore de somn!
Sfaturi practice pentru economisirea timpului
– Dă-ne câteva soluții care te-au ajutat să economisești timp și pe care alții le-ar putea aplica în propriile sisteme?
Am trei strategii esențiale de economisire a timpului, aplicabile atât în viața personală, cât și în cea profesională:
- „Înghite broasca” prima! Ocupă-te mai întâi de sarcinile pe care le placi cel mai puțin, dar care sunt necesare. Fie că este vorba despre o conversație dificilă, un e-mail neplăcut, curățenie sau programări, rezolvarea lor la începutul zilei îți eliberează spațiu mental pentru tot restul activităților. Nu toate sarcinile sunt plăcute, dar echilibrul dintre cele dificile și cele ușoare este cheia progresului constant.
- Lasă un loc așa cum ți-ar plăcea să-l găsești! Acest principiu se aplică atât spațiilor fizice, cât și fluxurilor de lucru și interacțiunilor. Fie că este vorba de ordonarea unui spațiu, încheierea unei întâlniri pe o notă pozitivă sau organizarea unei sarcini înainte de a trece la următoarea, micile gesturi de grijă și ordine ajută lucrurile să curgă mai eficient.
- Deleagă! Nu trebuie să faci tu totul. Atribuie sarcinile persoanelor care sunt cel mai potrivite pentru ele. Când cineva are deja abilitățile necesare pentru o anumită activitate, este mult mai probabil să o finalizeze rapid și eficient, fără procrastinare. Secretul este să potrivești persoana potrivită cu sarcina potrivită.
Concluzie
Un cuplu drag de coaches – Gabriela Blaga și Matthew K. Cross – mi-a oferit o serie de cărți pentru care le voi fi recunoscătoare mereu. Un pas ar fi să urmezi „Hoshin North Star Playbook” pentru a te ghida în găsirea frazei anuale sau a întrebării focus și a priorităților.
Așa am ajuns să formulez întrebarea „Cum pot trăi pe deplin cu mai puține distrageri a atenției?” – o întrebare care mă ajută să filtrez lucrurile și să mă concentrez pe altele, cum ar fi: „fii prezentă”, „oprește-te din graba continuă”, „revino la obiceiuri sănătoase – fizic și mental” și „ascultă-ți energia feminină”, printre altele.
În încheiere, „Cea mai mare amenințare a unui succes nu este eșecul, ci plictiseala,” spune James Clear în „Atomic Habits”, așa că provocarea de a-ți depăși limitele cred că este cheia pentru a naviga prin viață.
Mai multe articole despre cum să aduci valoare în viața ta prin frugalitate găsești în newsletter-ul meu de pe Substack.
